Udskriv

Referat - Ordinœr Generalforsamling 2017

Skrevet af Jacob Køcher Skov.

Referat 

65 Deltagere (alm. headcount)

Mødepunkt

Referat

  • Åbning
  • Valg af dirigent
  • Valg af referent
  •  Formanden, Kirsten Ravn, bød velkommen: 
  • Foreslog Henrik Lakner som dirigent:
    • Enstemmigt vedtaget med applaus.
  • Foreslog Lene Poulsen som referent:
    • Enstemmigt vedtaget med applaus.
 
  • Indkaldelse til General Forsamling
  • Indkomne Forslag
 
  • Dirigenten konstaterede at: Generalforsamlingen var rettidigt indkaldt i henhold til Klubbens vedtægter: Halsnæs Avis(Gulvmåtten) 25. Januar og annonceret på Klubbens Hjemmeside og i Klubhuset.
  • Der var indkommet fire forslag.  Alle forslag var indkommet rettidigt senest 14 dage før Generalforsamlingen og annonceret korrekt: 3 dage før på Klubbens Hjemmeside og i Klubhuset.
    • Ingen kommentarer fra Forsamlingen.
  • Bestyrelsens Beretning
  • Formanden oplæste Bestyrelsens Beretning.
  • Formanden:
    •  308 medlemmer fra 10-92 år og en sund økonomi.
    • Bestyrelsen er opmærksom på at der er behov for nye medlemmer. 
    • Mange arrangementer i årets løb, inkl. Klubbens 85-års dag i maj som havde mange deltageret til fælles morgenmad.
    • Klubben er meget aktiv og organisering af mange aktiviteter er lagt ud til medlemmerne.
    • Peter Simonsen har accepteret at være Opsynsholder i bådhallen.
    • De Gamle Roere yder en meget aktiv indsats som Værksteds-ansvarlige.
    • Investeringsmæssigt blev der i 2016 holdt igen på nyt rogrej for til gengæld at modernisere klubhuset.  Ros til Husforvalteren Hans Garde for at styre renoveringsarbejdet.
    • Tilskuddet fra kommunen var mindre i 2016 end tidligere.
    • Rengøringen er ikke tilstrækkelig.  Princippet om at medlemmerne selv gør rent en gang om måneden er ikke tilstrækkeligt.
    • Fællesspisning går fint om sommeren og brovagterne har næsten udviklet sig for meget.  I vinterhalvåret derimod er det svært at få nok til at kokkerere – og generelt deltage.
    • Stormsikring er blevet diskuteret igen – men endnu ingen planer.
    • Auderød Havn er blevet en aktiv del af Klubbens arrangementer.
 

Formanden sluttede sin del af sin del af Beretningen i den triste ende: Klubben har mistet to aktive og yderst værdsatte medlemmer:

Carsten Hanson døde i august 2016;

Œresmedlem Kristian Jensen døde i januar 2017.

De to medlemmer blev æret med to minutters stilhed.

  • Rochefen:
    • Aktive roere året rundt men ingen deltagelse i konkurrencer i 2016.
    • Ergometrene bliver brugt flittigt om vinteren.  Der er oprettet specielt hold for juniorer som Dorte og Peter Simonsen leder.
    • 5 medlemmer har deltaget i klubbens rokursus,
    • Flere fælles roture: Pinsetur gennem Roskilde Fjord, Stevnstur, Kroatien-tur,
    • 2 medlemmer deltog i DFfRs tur til Lofoten,
    • En ny junior-roer som kun vil ro i robåd.  Det har smittet af på mere brug af coastalbåden.  Fungerer godt sammen med kajakkerne.
    • 60+ roerne er fortsat meget aktive både sommer og vinter med fast program mandag og fredag.

  • Kajakchefen:
    • 24 kajakroere deltog i Klubbens begynderkursus; alle bestod.
    • Det er et stort arbejde at organisere begynderkursus og kræver mange frivillige instruktører.  Der mangler konstant flere instruktører.
    • Den store interesse for havkajakker har ikke smittet af på interesse for turkajakker.  Der er behov for introduktion til turkajak.
    • Mange kajakarrangementer i årets løb; inkl. Luciaoptog på kanalen.
    • Der har været afholdt arrangementer for tre 6.klasser fra Magleblikskolen samt en 10.klasse fra Gymnasiet.  Arrangementerne har givet nye medlemmer.

  • Ungdomsroning Kontaktperson:
    • Stor gruppe ungdomsroere,
    • Nye hjælpere: Dorte Simonsen & Bjarne Hogrefe + Peter Simonsen som står ved gryderne og hjælper med det praktiske.
    • Flere ture i sommersæsonen: Havelse Å, weekendtur til Sølager, deltagelse i indvielse af det ny fjordshelter ved Hvide Klint,  og indvielsen af Havnens nye badebro.
    • Ungdomsroer Anton var sammen med Bjarne Hogrefe til kajakstœvne på Esrum Sø.

  • Aktivitetsleder:
    • Mange aktiviteter: instruktørmiddag i januar, ølsmagning i marts, standerhejsning i april, 85-års fejring i maj, indvielse af ny badebro, grill aften ved Byåsgård, kajak-tur på Mølleåen/middag ved Furesøbadet, indvielse af nyt flydeshelter, Skt.Hans fejring, måneskinsture fra maj – september, kanindåb, Foreningens dag, hjœlpere ved Stålmand, standerstrygning, julefrokost, indvielse af nyt Auderød shelter og julerotur på Arresø, Lucia tur på kanalen, nytårsaftensdag i Klubben.  Plus en masse andre aktiviteter gennem hele året.

  • Husforvalter:
    • Relativt roligt år men med større renovering af køkken og baderum.  Der er installeret afkalkningsanlæg og vandbesparende armatur under kyndig vejledning af Tommy Kristiansen.  Renoveringen fortsætter i 2017 under ledelse af køkkenudvalg og Bestyrelse. 
    • Stormen i december gav ikke større skader.
    • De Grå Pantere og Gamle Roere takkes for deres store arbejde med klubbens vedligehold.  Sœrlig tak til Ole Karlsbak.
    • Arbejdet med Naturcenter Auderød Havn er skredet langsomt frem på grund af en ankesag fra Naturstyrelsen.  Pres fra Naturcenteret på kommunalbestyrelsen resulterede i en lokalplan så de planlagte projekter har kunnet gennemføres inkl. parkeringsforhold og toiletter (som vedligeholdes af kommunen).  Der er blevet lagt pontonbroer ud finansieret med 47,000 kr som Klubben har modtaget fra Veluxfonden bla. for aktiviteter for Gamle Roere.  Pontonbroerne er helårssikrede.  I samarbejde med Gribskov Kommune søger Halsnœs Kommune EU midler til Naturcenteret.

Den afgående Formand afsluttede Bestyrelsens Beretning med nogle personlige tanker om hendes 10 år som formand – giver trygt klubben videre til næste formand og bestyrelse. 

  • Ingen kommentarer fra Forsamlingen til Bestyrelsens Beretning – men applaus til den afgående Formand for hendes indsats for Klubben.

  • Forelæggelse af årsregnskab samt status til godkendelse
  •  Klubbens Kasserer, Lars Hyllested, fremlagde 2016 regnskab & 2017 budget.  Regnskab og Budget er blevet lagt op på Klubbens Hjemmeside.  Kasseren havde flg.  kommentarer, inkl. svar på kommentarer/spørgsmål fra Forsamlingen:
  • Den øgede tilgang af medlemmer (pt. 308) har givet højere Indtægter.  Bestyrelsen foreslår fastholdelse nuværende kontingentsatser i 2017:
    • Aktiv <18 år: 200kr/halvår,
    • Aktiv 18-<24 år: 300kr/halvår,
    • Aktiv >24år: 750kr/halvår,
    • 1 Voksen >24 år inkl. børn <18: 750kr/halvår,
    • 2 Voksne >24år inkl. børn <18: 1.500/halvår.
    • For første gang i flere år er der penge på bankkontoen,
    • VVS arbejde budgetteret for 2016 er endnu ikke realiseret.  Desuden er den sidste del af køkkenrenoveringen overført til 2017.  Det forventes at 60-70.000 kr til færdiggørelse af baderum og køkken bliver finansieret af 2017 budgettet.
    • Elforbruget er svært at forudsige; det blev lavere end forventet i 2016.  Fortsætter konservativ budgettering for 2017.
    • De planlagte ruller til kajakreol er indkøbt og forventes installeret i 2017.
    • For 2017 er der budgetteret indkøb af ny kajak,
    • For 2017 er der budgetteret nyt Rosystem, inkl. ny computer.
    • For 2017 budgetteres med mindre tilskud fra kommunen for ungdomsroere (<25 år) og mindre indkomst fra bassinvagter (penge Sejlklubben betaler Klubben for at stille bassinvagter til rådighed i Svømmehallen).
    • Penge fra Stormrådet indgår i 2017 budgettet.
    • Der er ikke budgetteret stormsikringstiltag for 2017.
    • I Klubbens regnskabstradition bliver afskrivninger ikke opført i drift men indgår i værdisætningen af materiel.
    • Klubben betaler leje af grund til Fr.vœrk Havn AMBA.
    • Renovationsbidrag til Halsnæs Kommune regnskabsregistreres som ’ejendomsskat’.
  • 2016 regnskab og 2017 budget, inkl. kontingentsatser blev enstemmigt vedtaget med applaus.
  • Indkomne forslag
  • Der var fire rettigdigt indkomne forslag: to fra Bestyrelsen og to fra medlemmer.  Forlagene er tilgængelige på Klubbens Hjemmeside.  Hvert forslag blev præsenteret af forslagsstiller og diskuteret i plenum:
  • 1/Forslag vedr. Indkaldelsesprocedurer for Generalforsamlingen (Bestyrelsen):
    • Indkaldelsesproceduren anses for utidssvarende.  Et udvalg (Henrik Lakner og Ulrik Vivanni Larsen) har foreslået at ’lokale blade’ samt ’brev’ udgår som mulighed.
    • Forsamlingen diskuterede forslaget og alternative måder.  Det blev nævnt at nogle medlemmer ikke har e-mail adresse og at nogle ikke vil tilmelde sig en elektronisk platform.  Klubbens nye Rosystem, som kræver deltageres e-mail adresse og SMS og vil evt. kunne anvendes til varsling af Generalforsamling.
    • Der var general enighed i Forsamlingen om det vigtige i at generalforsamlinger skal varsles 1/på Klubbens Hjemmeside samt 2/en elektronisk platform som Klubben er tilmeldt.  Desuden skal det fremgå af Hjemmesiden hvordan man tilmelder sig den til enhver tid anvendte elektroniske platform.
    • Der var generel enighed i Forsamlingen om flg. forslag til vedtægtsændring til § 6 (ændringer skrevet med rødt/grønt):

Generalforsamlingen afholdes hvert år i februar måned, og indkaldes med mindst tre ugers varsel enten ved annoncer i de lokale blade eller brev/e-mail til aktive medlemmer og æresmedlemmer på klubbens hjemmeside, klubbens Facebook gruppe eller og anden elektronisk platform klubben har oprettet, og som alle medlemmer har mulighed for at tilmelde sig, samt ved opslag i klubben klubhuset. Det er det enkelte medlems ansvar at tilmelde sig klubbens elektroniske platform. Det skal fremgå af klubbens hjemmeside hvilken elektronisk platform klubben til enhver tid anvender og hvordan man tilmelder sig denne.

Den endelige dagsorden bekendtgøres senest 3 dage før generalforsamlingen ved opslag i klubhuset og på klubbens hjemmeside. Eventuelle bilag til punkter på dagsordenen, herunder regnskab, budgetforslag og forslag til kontingent bekendtgøres ligeledes 3 dage før generalforsamlingen ved opslag i klubhuset og på klubbens hjemmeside..

Fysisk større bilag kan nøjes med at opslås i klubhuset med henvisning på hjemmesiden. 

  • Der bliver indkaldt til ny Ekstraordinær Generalforsamling den 1. Marts 2017 kl. 19:30.

  • 2/Forslag vedr. Rengøring i Klubben (Bestyrelsen):
    • General enighed i Bestyrelsen/Klubben om at det nuværende rengøringssystem med månedlig rengøring udført af frivillige medlemmer fra Klubben er utilstrækkeligt. 
    • Bestyrelsen har diskuteret mulighed for at hyre et rengøringsfirma eller fortsat udelukkende basere rengøring på medlemmers frivillige indsats.  Bestyrelsen ville gerne inddrage Klubbens medlemmer generelt i beslutningen om fremtidig rengøring og fremsatte derfor flg. alternative forslag:
      •  A: Anvende rengøringsfirma til rengøring hver 14. dag af: baderum, toiletter, og gulv i opholdsrum.  Der er indhentet en vejledende pris hos et firma på 750kr per gang; dvs. 15.000kr / år uden rengøringsmidler.  Det vil fortsat være en medlemsopgave at rengøre første sal, køkken, vinduer, og sauna.
      • B: Det nuværende rengøringssystem intensiveres til hver 14. dag i sommersæsonen, og fortsat månedligt i vintersæsonen.
      • Forsamlingen diskuterede de to forslag, med flg. generelle holdninger:
        • Forslag B er ikke baseret på økonomiske betragtninger men afspejler nærmere en holdning om at fælles rengøring styrker klubånd og det sociale,
        • Klubben har vokset, der kommer mange dagligt i Klubhuset og tiden er løbet fra udelukkende at bero på frivillig rengøring,
        • Det er nemmere at klandre et rengøringsfirma for mangelfuld rengøring end frivillige medlemmer,
        • Bestemmelser om hvordan Klubben skal rengøres falder under Bestyrelsens mandat og bør ikke diskuteres af Generalforsamlingen.

  • Der blev foretaget afstemning ved håndsoprækning: 37 stemte for forslag A (rekruttere) – 18 stemte for forslag (udelukkende frivillig rengøring).  Bestyrelsen vil bruge afstemningen som input til endelig bestemmelse om fremtidig rengøring i Klubben.

  • 3/Regler for pladstildeling til medlemmernes egne kajakker i Klubbens lokaler (Søren Toftdahl):
    • Søren Toftdahl forklarede baggrunden for forslaget: uklarhed om regler for tildeling af pladser til private kajakker i Klubben, inkl. kø, venteliste, og krav.  Forslaget indeholder A/krav om mindst at ro 200-300km årligt i Klubbens daglige rovand for at have plads i kajakreolen (instruktører undtaget), B/at ansøgere bliver sat på venteliste fra den dag de ansøger, C/en opdateret venteliste skal være tilgængelig på Klubbens Hjemmeside og i Klubhuset, og D/Max 1 kajak pr medlem i Klubbens kajakreol.  Søren præciserede desuden at udkastet til Regler for Private Kajakpladser som Bestyrelsen har fået udarbejdet (Søren Jensen og Lars Lyng) først er blevet tilgængelig efter at Sørens forslag var sendt til Bestyresen.  Udkastet er en opdatering af Klubbens eksisterende regler.    
    • De væsentlige forskelle på Sørens forslag og Klubbens nye udkast er: 1/kravet om årlig minimumsroning (200-300km i Klubbens daglige rovand vs. minimum 20 dage/gange benyttelse af kajakken), 2/åbenhed omkring venteliste (pkt. ’b’ i Sørens forslag),
    • Forsamlingen diskuterede de to forslag.  Flere nævnte at der allerede var et regelsæt for tildeling af kajakpladser men kajakchefen erkendte at de ikke har været håndhævet godt nok.  Den større åbenhed  med venteliste vil afhjælpe dette.  Mht. krav om dagligt rovand vs. minimums antal gange på vandet var der forskellige holdninger, inkl. behovet for at anerkende roere som tager til Trekanten i Hundested (der ikke er del af Klubbens daglige rovand).
    • Der var generel enighed om at den endelige udformning af et opdateret reglement for tildeling af kajakpladser falder under Bestyrelsens mandat.  Der blev foretaget afstemning om  de to punkter hvor forslaget er forskelligt fra det nye udkast fra Bestyrelsen:

  • Der blev foretaget afstemning ved håndsoprækning: 14 stemte for forslag om at der skal være krav om minimumsroning i Klubbens daglige rovand (pkt a) – 22 stemte imod.  53 stemte for større åbenhed med offentliggørelse af opdateret ventelist (pkt. c) – ingen stemte imod.  Bestyrelsen vil bruge afstemningen som input til færdiggørelse af udkastet for nyt Reglement om tildeling af pladser til private kajakker.

  • 4/Forslag om større åbenhed om Bestyrelses arbejde (Lene Poulsen):
    • Lene Poulsen forklarede at baggrunden for forslaget var ønsket om generelt at forbedre klublivet og sammenhold. Forslaget var sendt til Bestyrelsen med opfordring til at Bestyrelsen afgjorde om det kun skulle drøftes i Bestyrelsen eller på Generalforsamlingen.  Der er fire delforslag: A/Referater (bullet-points) fra bestyrelsesmøder skal lægges op på Klubbens Hjemmeside; B/Datoer og dagsordner for kommende bestyrelsesmøder skal lægges op på Klubbens Hjemmeside med opfordring til at komme med input og forslag, C/overordnede regnskabstal skal gøres tilgængelige på Klubbens Hjemmeside, 4/Der skal rekrutteres andre frivillige til at hjælpe Jacob med administrationen af Klubbens Hjemmeside.
    • Forsamlingen diskuterede forslagene. Det blev nævnt at Bestyrelsesreferater findes i en bog i Klublokalet men ingen nyere medlemmer er klar over dette.  Der var general enighed om vigtigheden i at opdatere procedurer inkl. anvendelse af digitale medier.  Det blev nævnt at det seneste budget og regnskab er blevet lagt op på Klubbens Hjemmeside, hvilket er en klar forbedring. 

  • Der blev ikke foretaget nogen afstemning men generel  opfordring til Bestyrelsen om at bruge forslagene til opdatering af kommunikationen fra Bestyrelsen.

  • Valg af Formand
  • Formanden er på valg i ulige år.  Kirsten Ravn ønskede ikke genvalg.
    • Bestyrelsen foreslog Merete Søndergård (nuværende bestyrelsesmedlem og rochef) som ny Formand. 
    • Der var ingen andre kandidater.
    Generelforsamlingen valgte enstemmigt og med applaus Merete Søndergård til ny Formand.

  • Valg af Bestyrelses-medlemmer

 Tre bestyrelsesmedlemmer var på valg:

  • Merete Søndergård(der blev valgt til Formand).
  • Janne Louring Larsen, der ønskede genvalg.
  • Jacob Skov, der ønskede genvalg.
  • Bestyrelsen forslog Christian Eilers som nyt bestyrelsesmedlem til at erstatte Merete Søndergård.
  • Der var ikke andre kandidater.
  • Generelforsamlingen valgte enstemmigt og med applaus Christian Eilers til ny bestyrelsesmedlem.  Janne Louring Larsen blev genvalgt med applaus. Jacob Skov blev genvalgt med applaus.

  • Valg af Suppleanter
  • To Suppleanter, Inger Rye og Birte Warming var på valg.  Begge ønskede genvalg.  Der var ikke andre kandidater.
  • Generelforsamlingen genvalgte enstemmigt og med applaus Inger Rye og Birte Warming til Suppleanter.

  • Valg af Revisor
  • Revisor Henrik Jensen var på valg.  Henrik ønskede genvalg.  Der var ikke andre kandidater.
  • Generelforsamlingen genvalgte enstemmigt og med applaus Henrik Jensen til Revisor.

  • Valg af Revisor-suppleant
  • Revisorsuppleant Jan Haslund var på valg.  Jan ønskede genvalg.  Der var ikke andre kandidater.
  • Generelforsamlingen genvalgte enstemmigt og med applaus Jan Haslund til Revisor-suppleant.

  • Eventuelt

Der var spørgsmål om der var planer om flere kajakreoler. Bestyrelsen svarede at det er der ikke.  Men at det står frit for medlemmer at opfordre til flere kajakreoler.  Det blev desuden nævnt at kajakreolerne har plads til 50 private kajakker.  Prisen er 175 kr./kajak/halvår.

  • Årets pokaler og udmærkelser blev uddelt med stor applaus fra Generalforsamlingen:
    • Pokal for flest roede km.: Lars Lauridsen vandt pokalen med 1.410 km,
    • Pokal for flest roede km. af kanin:
    • ’Den Gyldne Hånd’ gik til Peter Simonsen for kæmpe arbejde i Klubben,
    • ’Roeren’ gik til Lene Hedegaard for at være Klubbens ildsjæl der altid er til rådighed og yder en fantastisk indsats for Klubben hele året rundt både på vand og på land.

  • Afslutning
  •  Dirigenten takkede for god ro og orden og lukkede Generalforsamlingen kl. 22:00.

2017-02-23-22.02.jpg

2017-02-23-22.16.20.jpg

Nyhedsbrev

Meld dig på nyhedsbrevet og modtag informationer direkte via mail.
.